Senin, 05 Januari 2009

”Knowledge Management” untuk UKM



Oleh
Arip Muttaqien

Globalisasi adalah sebuah era yang tidak dapat dihindarkan. Saat ini, semua bangsa sedang bersaing untuk menjadi yang terdepan dalam era persaingan.
Berbicara tentang persaingan antara bangsa, tentu saja setiap bangsa dituntut untuk memiliki daya saing yang tinggi. Bangsa yang memiliki daya saing tinggi ditandai dengan kemampuan sumber daya manusia (SDM) yang andal, penguasaan pengetahuan yang tinggi, dan penguasaan perekonomian global.
Berdasarkan Global Competitiveness Report (2006) yang dikeluarkan World Economic Forum (WEF), Indonesia menempati peringkat ke-50. Kita bandingkan dengan beberapa negara tetangga, antara lain Singapura (5), Malaysia (26) dan Thailand (35).
Berdasarkan Human Development Report (2006) yang dikeluarkan UNDP, posisi Indonesia dalam hal kualitas SDM (human development index) adalah peringkat ke-108 dari 177 negara. Bandingkan dengan beberapa negara tetangga, yaitu Singapura (25), Brunei Darusallam (34), Malaysia (61), Thailand (74), Filipina (84), Vietnam (109), Kamboja (129), Myanmar (130), Laos (133), dan Timor Leste (142).
Data di atas menunjukkan bahwa daya saing Indonesia belum sesuai dengan harapan. Kemerdekaan yang sudah berlangsung lebih dari 61 tahun belum mampu memberikan kesejahteraan kepada rakyat Indonesia. Ini adalah hasil dari sistem yang buruk.
Indonesia punya begitu banyak potensi, seperti aneka sumber daya alam yang berlimpah, jumlah penduduk yang besar, dan beragam kelebihan lainnya. Yang terjadi justru Indonesia belum mampu memanfaatkan keunggulan untuk mendongkrak daya saing.
Usaha Kecil Menengah (UKM) adalah salah satu elemen bangsa Indonesia. Jumlah tenaga kerja yang termasuk tenaga kerja kerah biru (informal) sekitar 70,2 juta jiwa atau 74 persen (BPS, 2005). Sisanya adalah tenaga kerja kerah putih (formal), yaitu sekitar 24,7 juta jiwa atau 26 persen.
Sebagian besar tenaga kerja berada di sektor pertanian (44 persen), diikuti perdagangan, perumahan dan perhotelan (20 persen), industri pengolahan (12 persen) dan jasa kemasyarakatan, sosial dan perorangan (11 persen).
Besarnya tenaga kerja pada sektor UKM tidak diikuti dengan produktivitas yang tinggi. Pada tahun 2003, jumlah produk domestik bruto (PDB) yang dihasilkan sektor industri kecil dan menengah hanya 199 triliun rupiah dengan jumlah unit usaha sebanyak 3,02 juta dan jumlah tenaga kerja sebanyak 8,09 juta jiwa. Bandingkan dengan industri besar yang menghasilkan PDB sebesar 312 triliun rupiah dengan jumlah unit usaha hanya 7.593 buah dan tenaga kerja sebesar 4,39 juta jiwa.

Konsep Manajemen Pengetahuan
Perbandingan tersebut menunjukkan ketimpangan yang sangat besar antara sektor UKM (dalam hal ini dapat diwakili dengan industri kecil menengah) dan usaha besar. Rendahnya daya saing sektor UKM tentu saja berpengaruh terhadap daya saing bangsa Indonesia. Hal ini tidak lain karena sektor UKM merupakan penyerap terbesar tenaga kerja Indonesia.
Secara umum, permasalahan yang sering terjadi pada UKM adalah permodalan, pemasaran, kurangnya pengetahuan dan SDM yang kurang berkualitas. Dalam konteks peningkatan daya saing, penguasaan pengetahuan adalah faktor penting untuk mendongkrak daya saing. Di sinilah kelemahan terbesar UKM. Rendahnya penguasaan pengetahuan pada UKM dipengaruhi faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah (1) kurangnya kesadaran dan kemauan untuk menerapkan pengetahuan yang tepat guna, (2) keterbatasan modal untuk meningkatkan penguasaan teknologi, (3) kurangnya kemampuan untuk memanfaatkan dunia usaha dan (4) kurangnya akses terhadap sumber teknologi dan pengetahuan.
Faktor eksternal yang mempengaruhi adalah (1) hasil penelitian dan pengembangan yang belum tepat untuk pengembangan UKM, (2) proses alih teknologi pada UKM belum maksimal, (3) keterbatasan publikasi hasil penelitian dan pengembangan dan (4) skim pembiayaan yang masih terbatas dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Konsep manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah sebuah konsep baru di dunia bisnis yang telah dterapkan berbagai perusahaan besar di dunia. Pada prinsipnya, konsep knowledge management bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan dengan memperbaiki komunikasi antara seluruh bagian perusahaan dan meningkatkan penguasaan pengetahuan dengan melakukan transfer pengetahuan (knowledge sharing).
Pengetahuan terbagi menjadi dua jenis, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang tersimpan dalam otak manusia, misalnya pemikiran, hapalan dan lain-lain. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang berada di luar kepala, misalnya buku, jurnal, dokumen dan lain-lain. Konsep knowledge management berusaha untuk memadukan dan mengkombinasikan pengetahun tersebut untuk meningkatkan daya saing.

Pembinaan yang Berkelanjutan
Konsep knowledge management dapat menjadi sebuah solusi untuk meningkatkan penguasaan pengetahuan UKM. Konsep tersebut memiliki ruang lingkup luas, meliputi teknologi informasi, dukungan dari pihak manajemen, budaya, strategi dan tujuan, struktur organisasi, motivasi dan manajemen SDM. Penerapannya dapat dilakukan dengan menganalisis kebutuhan dasar dari UKM, pemetaan konsep dan sasaran, implementasi dan menerima umpan balik.
Strategi implementasi knowledge management dapat dilakukan melalui dua pendekatan, yaitu dari sudut eksternal dan internal. Dari sudut eksternal, peran tersebut dilakukan oleh pemerintah, yaitu dengan melakukan pembinaan berkelanjutan, melakukan studi banding terhadap negara tetangga yang sukses dalam mengembangkan UKM, memfasilitasi dalam pelaksanaan transfer pengetahuan, memberikan fasilitas teknologi informasi dan membantu UKM dalam membangun jaringan.
Pendekatan internal adalah peran yang dilakukan dari UKM sendiri, yaitu membangun jaringan antara UKM dalam bidang sejenis (cluster), membangun budaya saling belajar, aktif dalam membina SDM, memberikan dukungan kepemimpinan dan memanfaatkan teknologi informasi. Pendekatan dari dua sisi secara simultan dan berkesinambungan akan meningkatkan penguasaan pengetahuan dari UKM.
Menurut Nonaka dan Takeuchi, sebagian besar perusahaan Jepang memiliki keunggulan dan daya saing tinggi karena mereka memahami bahwa pengetahuan adalah kunci untuk meningkatkan inovasi. Pengetahuan harus dikelola (managed), direncanakan dan diimplementasikan.
UKM di Indonesia dapat belajar dari penerapan konsep knowledge management di Jepang. Saat ini, penguasaan pengetahuan adalah kunci untuk memenangkan persaingan.
Penguasaan pengetahuan dapat diwujudkan dalam bentuk teknologi, metode kerja dan budaya kerja. Meningkatnya daya saing UKM akan berpengaruh terhadap produkvitas dan kontribusi bagi negara. Dengan meningkatnya daya saing UKM, daya saing bangsa Indonesia akan ikut terdongkrak naik.

Penulis adalah pengamat masalah perindustrian dan perdagangan.

Mengenal Knowledge Management dan Kaitannya dengan Decision Support System

Oleh : Adi Sumaryadi dari berbagai sumber

Banyak yang bilang kalau sekarang bukan lagi membicarakan sebuah Informasi apalagi data, tapi orang mulai berfikir dan banyak membicarakan tentang Knowledge atau ilmu pengetahun yang justru berasal dari informasi itu sendiri. Belakangan banyak yang bilang bahwa kedepan KM (Knowledge Magement) merupakan ladang empuk untuk meraih sebuah profit atau hanya sekedar prestise. Bagaimana sih sebenarnya? mari kita belajar bersama-sama

Kita kemas dalam pertanyaan -pertanyaan seperti mengerjakan soal.


1. Terangkan maksud istilah-istilah dibawah ini.

a. Knowledge Management

Ada beberapa sumber yang menyebutkan pengertian dari Knowledge management. Sumber km-forum.org mendefinisikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.

Sumber lain menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.

b. Tacit Knowledge

Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berebentuk pengetahuan know-how, pengalaman, skill, pemahaman dan lain-lain.

c. Explicit Knowledge

Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah tersusun dalam bentuk tulisan bisa berupa artikel, jurnal ilmiah, buku dan lain-lain. Explicit knowledge bisa dimanfaatkan sebagai bahan belajar atau referensi untuk orang lain.

d. Trivial Knowledge

Merupakan sebuah keputusan diri atau organisasi yang menyaring apakah suatu pengetahuan akan disimpan atau tidak, keputusan ini didasarkan kepada seberapa sering pengetahuan itu akan digali kembali atau dibuka kembali sebagai contoh :

- Kucing mempunyai 32 otot dalam setiap telinganya

- Kupu-kupu hanya mempunyai masa terbang dalam 24 jam

- Ikan mas mempunyai masa ingatan hanya 3 detik

- Ikan hiu hanya akan berenang jika kedua matanya normal

2. Terangkan mengapa orang sulit berbagi pengetahuan

Berbagi pengetahuna adalah salah satu hal yang menjadi penghalang dalam kemajuan suatu komunitas tertentu. Anggap saja suatu daerah akan menjadi tertinggal karena minimnya share pengetahuan dari daerah lain. Kesulitan untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor antara lain :

  • Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahun masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan sebagai contoh, diluar negeri sana banyak sekali pengetahun yang tersebar, hanya saja untuk mendapatkanya dibutuhkan suatu teknologi, anggaplah itu internet, internet sendiri di indonesia masih sesuatu yang sulit didapatkan. Jadi bagaimana bisa mendapatkan isinya kalau tools untuk mendapatkanya sulit didapatkan.
  • Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources, oleh karena itu ada sebagian orang yang menganggap bahwa ilmu pengetahuan adalah sebuah rich content sehingga siapapun yang akan mendapatkannya harus membayar.
  • Belum adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan. Sebenanya pengetahuan sudah sangat banyak baik dalam bentuk tacit ataupun explicit knowledge, namun belum ada yang fokus mendigitasi dan membuat tools supaya setiap orang mudah mengakses knowledge. Istilah ini sering kita sebut sebagai sebagai knowledge management yang lemah.
  • Kultur organisasi yang belum ngeh tentang pentingnya berbagi pengetahun juga sangat menghambat.
  • Adanya kompetisi dalam suatu komunitasi memungkinkan penghambatan terhadap berbagi pengetahuan . Pengalaman Hewlett-Packard menarik dijadikan contoh. HP jelas tak punya masalah dengan TI. Bahkan, lingkungan kerja di HP sangat terbuka dan kondusif untuk menerapkan KM. Nyatanya, pada medio 1995 HP kesulitan mengimplementasi KM. Dalam kasus HP, pengetahuan memang telah dipertukarkan dengan baik dalam kelompok kerja dan unit bisnis, tetapi amat sulit berbagi pengetahuan antarunit bisnis. Mungkin, tak lepas dari adanya kompetisi tersembunyi antarunit bisnis. Survei yang dilakukan diakhir 1999 membuktikan, tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan KM adalah mengubah perilaku karyawan, supaya mendukung konsep ini


3. Terangkan siklus knowledge management

Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (knowledge flow).

Dapatlah dipahami bahwa suatu pengetahuan akan diciptakan, setelah di ciptakan, pengetahuan itu selanjutnya akan di store dan disimpan dalam suatu medianya penyimpanan, dan dari situlah suatu pengetahuan dibagi dan disebar luaskan, dari pengetahuan yang disebarkan tadi maka banyak orang yang memprosesnya menjadi pengetahuan baru, pengetahuan baru ini yang selajutnya akan mengikuti siklus seperti yang tergambar diatas.

4. Terangkan manfaat penerapan knowledge management dalam organisasi

Knowledge manajemen merupakan sebuah unsur yang tak terlepaskan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam organisasi. Pengetahun yang dihasilkan dari analiasi marketing misalkan dalam organisasi bisnis akan dimanfaatkan dalam strategi marketing dikemudian hari. Contoh lain manfaat dalam penerapan knowledge management adalah dalam sebuah organisasi misalnya badan penyuluhan, data-data dalam proses penyuluhan yang dilakukan sebelumnya akan dianalisa hingga terbentuk suatu pengetahuan baru bagaimana cara melakukan penyuluhan sehingga manajemen pengetahun inilah yang dimanfaatkan untuk suksesnya penyuluhan itu sendiri.

Contoh lainnya adalah ternyata manfaat knowledge management adalah sebagai peningkatan daya saing dalam bisnis, hingga suatu perusahaan ada yang mengkategorikan terlebih dahulu pengetahuan itu sendiri menjadi :

  • Core knowledge, adalah knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis. Contohnya, jika ingin buka bengkel tentu harus mempunyai mekanik yang handal, peralatan yang lengkap, suku cadang dan lain-lain.
  • Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. Contohnya, selain dapat memperbaiki kendaraan pada umumnya, sebuah bengkel yang terus mengikuti perkembangan teknologi otomotif akan dapat menangani perbaikan kendaraan masa kini yang sebagian besar sudah computerized. Dengan knowledge yang satu atau dua langkah di depan membuat pesaing akan sempoyongan untuk mensejajarkan diri.
  • Innovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah 'aturan main' dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya. Namun ketiga kategori ini tidak bersifat tetap, perusahaan harus tetap waspada. Sebuah perusahaan yang saat ini berada pada tingkat innovative knowledge, karena adanya cara dan teknologi baru yang diterapkan pesaing dapat merosot menjadi berada di core knowledge sehingga ia kehilangan daya saing. Contoh paling aktual adalah hadirnya teknologi CDMA yang merubah peta persaingan bisnis para operator selular.

5. Pada Knowledge management salah satu objek yang mendukung adalah Organization Culture, terangkan organization culture apa yang akan mendukung knowledge management

Kultur sebuah organisasi sangat jelas pengaruhnya pada knowledge management, sebuah organisasi yang paham bagaimana pentingnya berbagi pengetahuan akan sangat mendukung perkembangan pengetahuan itu sendiri.

Dari figur diatas dapat dilihat bagaimana peran sebuah kultur organisasi dalam kesukesaan implementasi knowledge management. Bahkan kultur organisasi dijabarkan kembali menjadi 3 faktor :

Constructive kultur akan sangat mendukung knowledge manajemen yang berhubungan dengan individual yang tergabung didalamnya khususnya dalam aturan, kualitas komunikasi antar individu, kesehatan organisasi, kepuasan bekerja yang kesemuanya mendorong kesuksesan knowledge management.

Devensive kultur mempunyai pengaruh jelek dalam implementasi knowledge management.

6. Jelaskan hubungan knowledge management, artificial intelegent dan DSS.

Sebuah DSS akan sangat mempertimbangkan factor-faktor yang mempengaruhi keputusan itu sendiri, salah satu bahanya adalaha adanya knowledge yang telah termanage dengan baik, namun dalam implementasinya manusia kesulitan untuk langsung mengambil sebuah keputusan. Kecerdasan buatan adalah solusinya, dalam hal ini kecerdasan buatan akan memanfaatkan knowledge . Kecerdasan buatan itu sendiri diproces dalam mesin atau computer hingga memudahkan seorang manajerial untuk mengambil sebuah keputusan.

Implementasi Knowledge Management di Hyundai Motor

Knowledge management (KM) adalah sebuah konsep baru di dunia bisnis yang banyak digunakan di berbagai perusahaan. KM adalah sebuah proses yang mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan, dan pengalaman. Tujuan penerapan knowledge management di perusahaan adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari keuntungan kompetitif. Selain itu, KM juga digunakan sebagai “pewaris” agar jika terjadi pergantian generasi pekerja, ilmu, proses, serta pengalaman bekerja tidak hilang, tetapi terus diwariskan secara turun-temurun. Salah satu perusahaan internasional yang menerapkan KM adalah Hyundai Motor. Ada tiga tahap dalam mengimplementasikan KM di perusahaan ini, yakni mencari dan berbagi pengalaman, menempatkan infrastruktur KM dan budaya organisasi yang dapat memajukan perusahaan , dan yang terakhir adalah menjaga serta mempertahankan pengetahuan agar tetap diwariskan secara turun-temurun. Tidak diterapkannya KM di suatu perusahaan akan menjadi suatu kerugian besar. Pada tahun 2003, diprediksikan bahwa ada sekitar 500 perusahaan yang mengalami kerugian sebesar $32bn dikarenakan adanya rework, performa kerja yang di bawah standar, dan ketidakmampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Selain itu ada data yang menunjukkan bahwa untuk menjadi pekerja yang benar-benar ahli dan sanggup menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar, pekerja di perusahaan yang tidak menerapkan KM butuh waktu rata-rata enam minggu dalam setahun. Hal-hal tersebut sangat tidak efektif. Dengan menerapkan KM, hal-hal yang merugikan tersebut bisa dihindari. KM memberi manfaat bagi Hyundai Motor. Salah satu manfaat penerapan KM di Hyundai Motor adalah inventori di perusahaan tersebut mendekati nilai nol (zero inventories). Hal ini sangatlah menguntungkan karena semakin rendah inventori, semakin kecil cost.

dikutip dari:

Rainy Naland’s Weblog